Meus últimos textos foram mais filosóficos, voltados para o desenvolvimento da mentalidade do bom gerenciamento de tempo e o despertar de uma certa urgência em fazer mais com as 24 horas que temos no dia: mais realizações pessoais, mais objetivos de vida e metas alcançadas, mais qualidade de vida e, claro, mais tempo para reinvestir em você mesmo.

Porém, é preciso, junto com o mindset para usar as horas da melhor forma possível, estar munido de um arsenal de técnicas poderosas e comprovadas que efetivamente permitam sermos mais produtivos. Por isso é que no texto de hoje vou ensinar como aplicar uma das ferramentas mais poderosas da gestão de tempo: “a técnica pomodoro”.

O nome significa “tomate” em italiano, devido ao uso de um timer de cozinha em forma de tomate pelo italiano que desenvolveu a técnica, nos idos de 1980. Algumas décadas depois, ela pode ser aplicada em QUALQUER atividade que você precise fazer, desde estudos, passando por atividades físicas, lazer até qualquer coisa que você chame de “trabalho”. Vamos lá?

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Curiosamente, a técnica pomodoro é extremamente simples de ser implementada, e funciona da seguinte forma:

1) Dedique-se à tarefa que deseja/precisa fazer por um certo período de tempo, sem distrações. O segredo é estar completamente focado na atividade alvo nesse intervalo de tempo;

2) Após o primeiro intervalo de tempo focado na tarefa, faça uma pausa programada. Esta pausa deve durar menos do que o tempo de dedicação à tarefa;

3) Repita os passos 1 e 2 acima por 3 ou 4 vezes. A 4ª pausa programada, (a última) deve ser maior do que as demais;

4) Respeite rigorosamente o tempo de trabalho e o de descanso. Aproveite os benefícios de trabalhar por lotes com pausas programadas.

Na técnica original, são sugeridos tempos de 25 minutos para a realização da tarefa, 5 minutos para cada pausa programada e 15 minutos para a pausa maior.

Veja o exemplo do hipotético José, que é contador e precisa, diariamente, trabalhar várias planilhas com números de seus clientes para entregar-lhes a contabilidade fechada no fim do mês:

Primeiro tempo

1º José trabalha em uma planilha por vez. Após 1 hora em cima de uma planilha, ele faz uma pausa programada;

2º Em sua pausa de 8 minutos, José levanta de sua cadeira no escritório e faz um alongamento ao lado de sua mesa;

Segundo tempo:

1º Uma nova hora completamente focado em suas planilhas, José consegue terminar a do primeiro cliente e quase finalizar outra, tudo nesta segunda hora trabalhada;

2º Mais 8 minutos de pausa: agora é para um café e um papo rápido com outro colega de trabalho. Opa, o despertador tocou, hora de voltar às planilhas.

Terceiro tempo

1º Nesta terceira hora, José finaliza a planilha do segundo e de um terceiro cliente. Um pouco antes do fim da hora de trabalho focado ele responde a alguns e-mails;

2º Mais uma pausa: essa tem 20 minutos, é o descanso maior. José repete essa rotina ao longo de todo seu dia de trabalho. Claro, ele é o contador mais produtivo de sua empresa.

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Apesar de já ser bastante difundida, algumas observações se fazem pertinentes sobre o uso do pomodoro. Primeiramente, você não precisa aplicar a técnica com os intervalos de tempo originais. Busque o seu próprio lote ótimo de tempo. No meu caso, depois de várias tentativas, descobri que meu tempo ótimo para se dedicar a uma tarefa é de 50 minutos em média, com pausas programadas de 10 minutos.

Outro comentário é que, apesar de ser realmente simples, aplicar a técnica pomodoro exige uma boa dose de disciplina. Isso porque, apesar de tudo consistir em apenas se dedicar “de corpo e alma” àquilo que você deseja fazer, evitar distrações é muito difícil nos dias de hoje.

De qualquer forma, vale a tentativa. Eu garanto que se você começar a aplicar a técnica pomodoro para suas atividades e REALMENTE evitar as distrações durante a execução de um ciclo de trabalho (lote de tempo em que você permanece focado na tarefa que está realizando), suas horas vão render muito mais.

Há uma estatística no livro “Aumente o poder do seu cérebro “, do Dr. John Medina, que diz que pessoas que não se distraem durante a execução de uma tarefa a executam 50% mais rápido do que aqueles que estão sempre se distraindo. E mais: cometem 50% menos erros, ou seja, menos tempo gasto com retrabalho. Sem contar os acidentes de trabalho…

Puxa, somente o fato de que a técnica pode transformar cada 6 horas trabalhadas em 3 já é motivo suficiente para tentar implementá-la! Agora, sabendo que é difícil evitar distrações, em nosso método dos 10 mandamentos da gestão de tempo damos mais dicas e técnicas de como fazer isso.

Por fim, o que é mais interessante desta técnica é que, pelo fato de estarmos realmente focados naquilo que fazemos, a satisfação com a realização da tarefa é maior. Há uma sensação de “entrar em fluxo” com a atividade que desempenhamos, e ao permanecermos absortos em uma dada atividade eliminamos pensamentos de negação àquilo que devemos fazer. Em outras palavras, ficamos imersos naquela tarefa e esquecemos que “trabalhar é chato” ou de pensamentos como “ah, eu adoraria estar fazendo qualquer outra coisa, menos isso”.

Como eu disse anteriormente, é possível aplicar a técnica pomodoro para tudo o que você chama trabalho. Mas também é possível aplicar para o lazer. Fazer qualquer atividade com FOCO INTEGRAL e programar pausas a cada X minutos permite estar sempre aproveitando ao máximo o momento presente.

Em outras palavras, aplicando a técnica pomodoro, você vai viver mais intensamente, com mais produtividade, mais bem-estar, mais qualidade de vida e, claro, mais tempo para reinvestir em você mesmo.